Ustawa z dnia 1 grudnia 2022r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Z 2023r., poz. 240) ogłoszona 6 lutego 2023r. wprowadziła szereg zmian do obowiązującego porządku prawnego. Część z nich miała 14 – dniowe vacatio legis i nowelizacje już obowiązują, pozostała część wejdzie w życie po upływie dwóch miesięcy od ogłoszenia tj. 7 kwietnia 2023r.
W zakresie najważniejszych zmian należy wskazać na dwa główne aspekty – możliwość kontroli trzeźwości pracownika oraz wprowadzenie pracy zdalnej. Przedmiotem niniejszego opracowania jest tematyka pracy zdalnej.
Pandemia i związane z nią ograniczenia spowodowały przewrót w dotychczasowej rzeczywistości, co wyrażało się między innymi w konieczności dostosowania warunków pracy do aktualnych potrzeb zachowania bezpieczeństwa. Po raz pierwszy uregulowana została na poziomie kodeksowym praca zdalna. Od 2020r. jest ona coraz powszechniej stosowana i stała się codziennością dla wielu grup pracowników. Równocześnie z wejściem w życie tych przepisów (wskazane dwumiesięczne vacatio legis tj. od 7 kwietnia 2023r.) uchylone zostaną przepisy dotyczące telepracy. Jest to zmiana korzystna dla pracownika, stanowiąca podążanie ustawodawcy za zmieniającą się rzeczywistością.
DEFINICJA PRACY ZDALNEJ
Definicja pracy zdalnej zawarta w art. 6718 kodeksu pracy stanowi, że jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika oraz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Wprowadzenie pracy zdalnej będzie mogło nastąpić zarówno podczas zawierania umowy o pracę (w ramach nowonawiązanego stosunku pracy), jak i w trakcie zatrudnienia (ze „starym” pracownikiem), w drugim przypadku z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zasady wykonywania pracy zdalnej u konkretnego pracodawcy ustala: pracodawca i zakładowa organizacja związkowa w formie porozumienia lub pracodawca w regulaminie (jeśli u pracodawcy brak zakładowej organizacji związkowej).
W drugim przypadku pracodawca nie ma dowolności ponieważ ma obowiązek konsultacji regulaminu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Porozumienie lub regulamin, sporządzane w zależności od wyżej wymienionych czynników powinny zawierać podstawowe zasady pracy zdalnej, do których należą między innymi:
1. określenie grupy lub grup pracowników mogących wykonywać pracę zdalną
2. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy
3. zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu lub ryczałtu
4. zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę w stosunku do pracownika
5. zasady kontroli bhp
6. zasady kontroli przestrzegania procedur ochrony danych osobowych
7. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych
PRACA ZDALNA – Z CZYJEJ INICJATYWY
Praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika lub na polecenie pracodawcy. Jeśli z inicjatywą pracy zdalnej wychodzi pracownik, co do zasady pracodawca może odmówić zgody, chyba że pracownik jest w ciąży, wychowuje dziecko do ukończenia 4 roku życia lub sprawuje opiekę na członkiem najbliższej rodziny lub osobą, z którą pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym, a osoby te posiadają orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (do 16 r.ż.) lub o znacznym stopniu niepełnosprawności (powyżej 16 r.ż.). Jednak nawet we wskazanych wyżej sytuacjach pracodawca może odmówić zgody na pracę zdalną jeśli organizacja pracy lub rodzaj wykonywanej pracy uniemożliwia pracę w formie zdalnej.
Pracodawca może natomiast polecić wykonywanie pracy zdalnej w dwóch przypadkach. Po pierwsze, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Od 20 marca 2020r. do 16 maja 2022r. obowiązywał stan epidemii, po tej dacie natomiast, trwający też obecnie stan zagrożenia epidemicznego. W dacie publikacji niniejszego opracowania rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2022r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego wydłużyło okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego do 31 marca 2023r.
Drugi przypadek obejmuje natomiast sytuację, gdy pracodawca nie jest w stanie czasowo zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika z powodu działania siły wyższej.
Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z minimum dwudniowym wyprzedzeniem.
Dla wykonywania przez pracownika pracy zdalnej konieczne jest, co wydaje się oczywiste, posiadanie przez niego warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Ciężko wyobrazić sobie pracę zdalną gdy, przykładowo, pracownik mieszka w kawalerce z żoną i aktualnie ząbkującym dzieckiem (choć dla chcącego nic trudnego, wszak istnieją słuchawki wyciszające), lub też gdy mieszka w miejscu, gdzie brak jest dobrego łącza internetowego i zasięgu sieci telefonicznej. Jeśli zmienią się warunki techniczne i lokalowe pracownika, w rezultacie czego utraci on możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej, pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym pracodawcy, a pracodawca do niezwłocznego cofnięcia polecenia pracy zdalnej.
Jeśli pracodawca i pracownik uzgadniają wykonywanie pracy przez pracownika w formie zdalnej, nie są zobowiązani do aneksowania umowy o pracę. Porozumienie w tej kwestii może być dokonane pisemnie lub mailowo.
Obie strony stosunku pracy mogą też zawnioskować o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej), w takiej sytuacji w terminie nie dłuższym niż 30 dni następuje powrót do poprzednich zasad pracy tj. pracy „stacjonarnie”.
KOSZTY I SPRZĘT DO WYKONYWANIA PRACY ZDALNEJ
Kodeks określa obowiązki spoczywające na pracodawcy, na rzecz którego wykonywana jest praca zdalna. Na nim, co do zasady, ciąży zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych potrzebnych do pracy zdalnej. Strony mogą jednak uzgodnić, że praca będzie wykonywana za pomocą urządzeń niezapewnionych przez pracodawcę, a pracownik otrzyma ekwiwalent pieniężny lub ryczałt w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Obowiązkiem pracodawcy jest także wykonanie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów z nimi związanych, pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz innych uzasadnionych kosztów, jeśli są one bezpośrednio związane z pracą zdalną, a określa to regulamin, porozumienie, polecenie oraz zapewnienie szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do pracy zdalnej.
KONTROLE PODCZAS PRACY ZDALNEJ
Istotna przy tej formie wykonywania pracy jest kontrola umożliwiająca pracodawcy weryfikację faktu i sposobu wykonywania pracy, zasad bhp i ochrony danych osobowych. Kontrola może być przeprowadzana przy wykorzystaniu bezpośredniego porozumiewania się (np. mailowo, telefonicznie) lub bezpośrednio w miejscu pracy pracownika, w godzinach jego pracy oraz w porozumieniu z nim. Bardzo ważne jest, aby wykonywanie czynności kontrolnych nie naruszało prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani nie utrudniało korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości pracodawca może, według własnego wyboru, zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.
PRACA ZDALNA A BHP
Wykonywanie pracy zdalnie nie zwalnia pracownika z obowiązku przestrzegania bezpiecznych i higienicznych warunków i zasad pracy, a pracodawcy z ich zapewnienia. Wyrażać się to będzie w konieczności przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk oraz opracowania informacji zawierającej zasady wykonywania takiej pracy przez pracodawcę oraz obowiązku potwierdzenia zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego i potwierdzenia posiadania stanowiska pracy zdalnej w bezpiecznych i higienicznych warunkach przez pracownika.
Kodeks pracy w art. 6731 § 4 wskazuje na wyłączenia co do rodzajów prac, które nie mogą być wykonywane zdalnie. Należą do nich prace:
1) szczególnie niebezpieczne
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujące intensywne brudzenie.
OKAZJONALNA PRACA ZDALNA
Nowelizacja wprowadziła także okazjonalną pracę zdalną, którą jest pracą wykonywaną na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi, pokrywania kosztów lub przeprowadzania szkoleń, a kontrole pracodawcy odbywają się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Autor:
Adwokat Ewelina Kunysz
